企业信息化管理存在的问题及解决办法

本文载自:http://www.chinaqking.com/yc/2015/540393.html
[导读] 宁波百慕国际贸易有限公司 若一把手不出任信息化管理项目经理,指派或授权专人负责信息化管理,这样有可能会导致企业信息化建设失败或走不下去。

柳晓菁

宁波百慕国际贸易有限公司

摘要:本文是作者就自己工作过程中在企业信息化建设和实施后使用中遭遇到的问题逐一   进行剖析和如何解决简要进行下阐述,供企业在信息化管理过程中参考。

关键词:企业信息化管理;问题及;办法

  1建设中可能发生的问题及解决办法:

  1.1决策层或领导对信息化重要性认识不够,导致重视度不够,导致建设工作难以开展

一般而言企业的决策层或领导都是传统管理经验非常丰富的资深人员,但其中也不乏不会用电脑、将信息化管理简单地理解为拥有电脑、利用计算机办公的人。尽管这些管理人员长期靠着职业的敏锐管理着企业,但如今的市场竞争已然让他们感受到企业信息化管理是提高企业核心竞争力的必走之路,但凭经验管理的习惯很容易让这些决策层的领导轻易为各种原因让企业信息化建设为传统管理理念让路,严重时会导致员工对信息化管理的抵触。

若一把手不出任信息化管理项目经理,指派或授权专人负责信息化管理,这样有可能会导致企业信息化建设失败或走不下去。建设期务必坚持企业一把手领导任项目经理,唯有这样遇到问题时才可以被推动着解决,因为企业信息化管理会涉及到各个部门,若只是某个部门的领导兼任项目经理,很多问题可能就无法及时落实,各部门间会出现互相推诿的情况。只有一把手领导亲自出任项目经理,才能充分调动各部门的工作积极性、合理分工、落实到人,遇到谁也不肯挑责任的情况时,可以直接指定专人或某部门去承担;出现系统无法实现的问题时,可用让人拟定制度去保障,使信息化管理系统的自动化、智能化与人的能动性相结合,真正使企业管理从理念到制度的全面变革。

  1.2没有适合本企业的信息化方案

由于认识不足,若决策层都对先进的管理方法不甚了解,而企业也缺乏信息化管理人才时,企业可能提不出关键需求,经前期准备而产生的信息化管理方案可能并非最适合本企业。

解决这个问题的办法是企业先成立信息化方案的专家组,组长由一把手领导担担任,成员除了各部门的负责人外,还应有懂信息化管理的专业技术人员。企业在建设初期可能还没有这类复合型管理人才,这时可以先请外援,唯有这样在推进信息化管理建设时才能避免为信息化软件正常使用而生搬硬套,只有企业的管理人员和信息化技术人员经过反复沟通探讨,信息化管理的先进管理方式才能真正在建设中被消化和吸收,企业的管理理念才能更上一层楼。

  1.3 实施人员对企业流程了解不够,导致信息化管理流程再造后效果不如预期

实施团队一般有企业员工和外部软件商的技术人员组成,外部的技术人员对企业的流程通常都并不了解,若企业员工也不是非常熟悉企业的管理流程,很有可能导致系统软件在初始设定中都不是最优,而系统一旦起用有很多初始设置是不能更改的,这会给企业管理带来意想不到的败笔。

避免这类问题的最简洁办法是:选择优秀的软件商及开发实施的技术人才,让这些专家型人才和企业各部门间沟通并讨论,互相学习,结合企业的实际情况,选择最适合本企业发展的信息管理系统及最优配置软硬件。

 

坚持建设中先进性原则和效益性原则,有不确定的选择请专家组给出意见。

  1.4支持文档与培训文档没有完整保留

建设过程中没有很好地确立相应的培训文档、支持文档、制度规范的收集和整编办法,导致日后信息化系统操作尽是麻烦。

这是很多企业在建设中容易忽视的内容,通常软件商会提供给企业一本通用的操作手册。而企业在建设期间会做一些适合本企业的设定或修改,简单地说每家企业的编码规则总会有所不同,而编码时其代表的意义各家企业也是各有用意。这样的文档如果丢失,对于将来的数据更新、处理、分析会产生不可想象的严重后果。

要知道企业的员工出、入是交替出现的,那种传统的老带新管理办法在信息化时代根本就行不通,并不是说用了信息化管理软件就不需要老人带新人了,而是除了老带新外,还要有清晰的操作手册帮助新人去了解、认识、熟悉系统。若没有可以传承的文档,系统中的功能会因为老人的离开而弃用或被遗忘,那么初期投入的目标总将不归。

唯有完整保存操作流程及支持、培训文档,让文档、制度带着人去操作,这样系统才能有效帮助企业经营管理。对于系统中的缩略语或术语建议在建设完成后作一次全面整理,让操作或使用系统的人都了解并熟悉。

  2.实施后可能会出现的问题及解决办法

  2.1信息化系统被神化,导致必须的制度和跟踪都灭失

信息化管理并不是万能的,它只是帮助企业用科学的方式进行管理,通过数据存储、运算、分析,佐证企业管理该向哪个方向走。缺少企业制度保障,它就无法及时有效的运作。

有人认为信息化管理软件既然功能如此强大,所有手工的记录就都可以放开。其实信息化系统并不是万能的,要保持其持续强大的功能,首先我们要保证输入系统的数据是正确及时有效的,且经得其验证。要保证这一点,企业必须要有一份与之相配套的制度来规定或明确数据录入的时间、正确率、责任部门及人员。毕竟所有的系统都会或多或少存在着不足或漏洞,保证企业顺畅正常地流转靠的不是一个部门或一个领导,而是制度。

企业实现信息化管理后,很多原有制度可能已经不适用革新后的企业管理模式,及时的修订这些制度是必须的,唯有这样才能实现企业管理的规范化、制度化和标准化,在修订的制度中必须要有相应的奖惩措施。

  2.2员工对信息化管理认识不到位

员工沉醉于过去传统的管理实践经验,不愿意主动去体会分析领悟信息化管理带来的新方法和手段,有员工甚至认为自己的权责由于信息化管理软件的应用受到了极大制约因此产生软件应用的抵触情绪,甚至认为自己的输入工作都是为财务部门在服务。

企业应对员工进行培训的同时,要引导员工去认真学习并互相请教,让员工从系统软件的应用中受益,员工若能因此减少机械化的工作,又能更精确、及时、有效地进行分析,并为管理层提供实际意义的信息,相信员工会在日后的工作中越来越依赖信息化管理系统软件的。另外,要和员工说明,财务是汇集数据进行分析最终出具报表的部门,财务部门也只是系统中的使用者,只是一个业务流程中的终端而已。而员工应加强对自己输入的信息或能看到的信息整理和分析,相信这种汇集、分享一定会使员工收益匪浅。

  2.3企业对员工的培训不足

信息化管理软件要充分发挥其作用,员工的实操对管理变革能否成功至关重要。信息化管理软件的功能就是对信息进行收集、传输、加工、存储、更新和维护。如果员工由于培训不到位,暴露在实际使用中对软件使用不熟悉,功能不了解,进而会导致对结果的不重视,一步出错步步皆错,最后系统提供的信息有可能是错误的,企业根据错误信息做出的调整和改变都可能是对企业的发展是致命的。

因此,企业可以通过留住人来减少重复培训的投入,随着科技的发展,员工需要具备更新知识,如office软件应用水平需进一步提高。无论是企业的领导、还是部门的主管、抑或是基层操作人员,企业可以通过内外兼具的培训方式让员工来提高员工的知识水平、创新意识,使员工既有现代信息技术,又有先进管理理念,学会用多种工具、多途径多方位有效而全面推进企业持续走信息化管理的道路。

  2.4各种原因软件更新被拖延

过多的二次开发、资金原因或员工不熟悉更新后的界面等,信息化软件未能被及时更新,由此在应用中发现的问题不能被很科学地解决。二次开发是一把双刃剑,开发少了系统可能并非最适合本企业。开发多了,除了投入加大外,可能还会因此拖累系统,影响系统处理的速度及后续升级。

企业信息化管理投入前必须确立自己的目标、信息化系统应以“做到分工明确化、流程清晰化、信息表格化、资源最优化”为原则,是否开发、是否升级由专家组讨论决定,坚持适合自己的才是最好的。



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